Le règlement intérieur
Le présent règlement a pour objet de définir et de préciser les conditions d’adhésion et les modalités de fonctionnement de l’association ASCPA Randonnée pédestre.
1) Organisation
Constitution du conseil d’administration
L’association est gérée par un bureau et un conseil d’administration composés de membres actifs, élus par un vote à bulletin secret en assemblée générale.
Le conseil d’administration exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par les statuts et règlements.
Le bureau dirige l’ASCPA-Randonnée pédestre et exerce l’ensemble des obligations qui ne sont pas spécifiquement allouées au conseil d’administration ou à l’assemblée générale.
Le (la) président(e), représentant(e) légal de l’association dans les actes de la vie civile ou en justice, responsable des décisions prises par le CA, représentant(e) de la section auprès des instances supérieures qui supervise le travail des animateurs et animatrices en amont et celui des membres du bureau, est directement élu(e) par l’assemblée générale ordinaire.
En complément du (de la) président(e), sont élus au sein du conseil d’administration pour former le bureau :
- Un(e) vice-président(e) aide aux relations extérieures et remplace le (la) président(e) si nécessaire.
- Un(e) trésorier(e) : en charge du budget, des bilans financiers, des prévisions budgétaires.
- Un(e) trésorier(e) adjoint(e) : aide et remplace éventuellement le (la) trésorier(e).
- Un(e) secrétaire : exécute toutes les tâches administratives.
- Un(e) secrétaire adjoint(e) : remplace le (la) secrétaire en cas d’absence et apporte son aide.
2) Adhérents
- A la production d’un certificat médical∗ mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique de la
randonnée pédestre en plaine et éventuellement de la randonnée en moyenne montagne, de la marche nordique,
et de la marche d’endurance. Dans le cadre d’un renouvellement d’adhésion et sous certaines conditions, il est possible de s’affranchir de la fourniture d’un nouveau certificat médical conformément à la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé et ses décrets d’application - A la cotisation annuelle dont le montant est composé pour partie de la licence et de l’assurance groupe fixée par la FFRandonnée pour les adhérents souscrivant une licence et pour partie de la cotisation au club dont le montant est fixé par l’AGO.
Dans la mesure où l’assurance responsabilité civile du club est dépendante de l’adhésion effective de tous les membres à la licence fédérale, les adhérents de l’année N -1 doivent renouveler leur adhésion avant la reprise des activités le 01/09, ou au plus tard le 30/09 pour ceux qui ne pratiqueraient pas en septembre. Pour permettre le respect de cette échéance, la campagne de renouvellement débute le 15/06. Concernant les membres associés (licenciés autre club) considérant qu’ils doivent joindre au dossier une copie de leur licence autre club, la butée d’envoi du dossier complet est fixée au 31/10. Ils peuvent participer aux activités dès lors qu’ils sont à jour d’adhésion dans leur club principal. Concernant les nouveaux adhérents, ils ont la possibilité d’effectuer une randonnée (et/ou une séance marche nordique) d’essai avant de s’inscrire, mais, à l’issue, devront adhérer avant de participer à une nouvelle activité. Aucun dossier d’adhésion ne sera exploité au-delà du 31/10.
Le montant de la cotisation est fixé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. En l’absence de fixation de la cotisation pour un exercice, le montant en vigueur de l’année précédente sera reconduit.
Tout adhérent licencié à la FFRandonnée via l’ASCPA Rando, à jour de ses cotisations au moment de l’envoi des convocations à l’assemblée générale, participe à l’ensemble des votes selon les modalités statutaires.
Les mineurs de moins de 16 ans ne sont admis qu’à la condition qu’un parent ou tuteur légal soit lui-même membre actif. Dans ce cas, ils adhèrent au même titre que tout autre membre actif.
Les conditions d’éligibilité sont définies par les statuts de l’association.
Le vote par procuration est admis : chaque mandataire peut détenir 5 pouvoirs.
∗Si l’auto-questionnaire spécifique aux mineurs ne donne que des réponses négatives, aucun CACI n’est requis lors d’une prise de licence ou de son renouvellement (loisir et/ou compétition). Cet auto-questionnaire doit être complété par le pratiquant mineur lui-même, aidé par ses parents ou une personne titulaire de l’autorité parentale.
3) Gestion financière
Les cotisations des membres sont appelées à partir du 1er septembre.
La gestion et le fonctionnement de l’association sont assurés par des bénévoles.
Pour les besoins de l’association, ils sont amenés à réaliser des déplacements.
1) Pour les activités hebdomadaires, les animateurs et animatrices font prioritairement don à l’association de leurs frais de déplacement (km et péages) effectués dans le cadre des reconnaissances et des animations. Ces dons ouvrent droit à une réduction d’impôt en application de l’article 200 du Code Général des Impôts. Sauf conditions exceptionnelles, les frais d’une seule reconnaissance par animateur inscrit au programme seront pris en compte pour une même sortie.
2) Pour les séjours découverte, les animateurs et animatrices peuvent, dans la limite de 2 véhicules par séjour, au choix :
- Demander le remboursement des frais de déplacement de la reconnaissance sur justificatifs. Dans ce cas, le taux de l’indemnité kilométrique retenu est celui défini ci-dessous. Les frais de péage sont remboursés intégralement sur présentation des justificatifs,
- Faire don à l’association des frais de déplacement de la reconnaissance (km et éventuellement péage) au même titre que pour les activités hebdomadaires.
3) Pour les formations, les réunions ou représentations, les bénévoles peuvent au choix :
- Demander le remboursement des frais de déplacement sur justificatifs. Dans ce cas, le taux de l’indemnité kilométrique retenu est celui défini ci-dessous. Les frais de péage sont remboursés intégralement sur présentation des justificatifs,
- Faire don à l’association des frais de déplacement (km et éventuellement péage) au même titre que pour les activités hebdomadaires.
Le taux de remboursement des frais kilométriques est fixé à 0,40 €/km.
Sur demande des bénévoles, les frais d’hébergement et de restauration liés aux reconnaissances des séjours découverte sont remboursés par l’association qui les intègre, comme les frais de déplacement de la reconnaissance s’ils ne font pas l’objet de don, dans le prix de vente du séjour aux participants.
Pour le fonctionnement de l’association, des achats de fournitures, matériels de sécurité… sont réalisés. Chaque dépense est justifiée. Pour les achats exceptionnels, un accord préalable est donné par le CA.
4) Les animatrices et animateurs
Les animateurs et animatrices volontaires sont obligatoirement des membres actifs de l’association.
Leur engagement est bénévole et ils ont obligation de se soumettre à des stages de formation.
Ces formations, payantes, sont dispensées par la FFRandonnée et prises en charge par l’association. Les activités encadrées par les animateurs doivent être cohérentes avec les qualifications acquises à l’occasion de ces formations.
Ils doivent également accepter formellement que leurs données personnelles nécessaires au contrôle d’honorabilité soient communiquées par la fédération aux services de l’État pour consultation par ces derniers du casier judiciaire (bulletin n°2) et du FIJAIS (fichier judiciaire automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes), via une attestation à signer.
5) Les activités
L’association organise, sous sa responsabilité, des sorties hebdomadaires conduites par un animateur ou une animatrice désignés, pour la randonnée pédestre, la marche nordique ou toute autre discipline de la FFRandonnée.
Ces sorties font l’objet de la publication d’un calendrier mensuel précisant horaires, lieux et nom du ou des animateurs ou animatrices.
L’association peut également organiser des sorties de plusieurs jours (une nuitée et plus) sous la responsabilité d’un(e) animateur ou animatrice conformément à la convention de co-organisation de séjour et voyage passée entre le club et le comité FFRandonnée Gironde sous la dénomination Immatriculation tourisme.
La participation des membres actifs, mineurs de moins de 16 ans, à toute activité, est soumise à la participation simultanée d’un parent ou tuteur légal, qui se sera assuré au préalable que les capacités de l’enfant et le niveau de l’activité sont en adéquation.
Certaines activités peuvent être ouvertes à des licenciés FFRando, non membres de l’ASCPA Rando. C’est le cas de certains séjours pour lesquels, à l’issue de la phase de préinscription, des places restent disponibles et sous réserve de l’accord de l’organisateur qui en définira le cas échéant les conditions. Les participants non-membres, s’acquitteront d’une majoration du prix du séjour équivalente à la cotisation annuelle des membres associés en vigueur.
C’est également le cas d’activités dans le cadre de l’aide au développement de nouvelles pratiques afin de les faire découvrir ou permettre l’acquisition des prérequis à l’entrée en formation de futurs animateurs. Au-delà de la séance d’essai, les participants s’acquitteront d’un forfait de participation pour la saison en cours d’un montant correspondant à la cotisation annuelle des membres associés en vigueur.
6) Pouvoir disciplinaire
Dispositions communes au conseil d’administration et à l’assemblée générale :
– Le membre de l’ASCPA Randonnée pédestre visé, doit être convoqué devant le conseil d’administration par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 15 jours avant la date de la séance.
– Le courrier doit énoncer les griefs retenus à son encontre et spécifier qu’il peut se faire assister de la personne de son choix.
– L’intéressé peut demander « en cas de force majeure », le report de la séance 48 heures au plus tard avant la séance. Le report ne peut excéder 20 jours et ne peut être sollicité qu’une fois.
– Les décisions sont prises à la majorité absolue et doivent être motivées.
– Les décisions du conseil d’administration en matière disciplinaire sont susceptibles d’appel devant l’assemblée générale.
– La décision est notifiée à l’intéressé sous 15 jours par lettre recommandée avec accusé de réception et mentionne les voies et délais d’appel devant l’assemblée générale.
– L’exercice du droit d’appel par l’intéressé est fixé à 10 jours à compter de la notification.
Les activités de randonnée pédestre et de marche nordique sont régies par des règles élémentaires décrites dans le mémento fédéral auxquelles les adhérents doivent se référer.
Ces activités sont couvertes par la responsabilité civile de l’association.
Ces règles sont consignées dans deux notices, annexées au présent règlement, concernant d’une part la sécurité lors des sorties et d’autre part des conseils d’hygiène ; elles sont consultables sur le site de l’association, ICI pour qu’ils s’y conforment.
Le bulletin d’adhésion comporte la mention « Je déclare : avoir lu et accepté les conditions de sécurité telles que définies sur la fiche correspondante »
Pour tout manquement à ces consignes au sein du groupe, l’adhérent pourra être exclu ou radié par le conseil d’administration.
Le présent règlement a été adopté par le conseil d’administration le 04/12/2025 sous la présidence du responsable de l’Association. Il sera mis à jour par le CA autant que nécessaire.