Gouvernance de l'ASCPA Rando
Conformément aux statuts de l’association, les membres du conseil d’administration sont élus par l’assemblée générale pour quatre ans (4 ans) en cycles olympiques.
Chaque olympiade, 6 postes sont à pourvoir pour constituer le bureau :
• Un président
• Un vice-président
• Un trésorier
• Un trésorier adjoint
• Un secrétaire
• Un secrétaire adjoint
En complément des responsabilités associées à ces postes, différentes fonctions sont à assurer, soit par les membres du bureau, soit par des administrateurs. Vous trouverez ci-dessous un descriptif des différents postes à pourvoir et fonctions à assurer suivi des qualités nécessaires et une estimation de la charge de travail associée. Notez que des formations existent pour acquérir les compétences et que les membres du CA actuels détiennent les connaissances pour vous accompagner dans vos prises de fonctions.
D’une manière générale les candidats doivent être motivés, disponibles et faire preuve d’un esprit constructif. Quels que soient le poste ou la fonction tenue, les membres participent aux réunions mensuelles (en soirée, chaque premier jeudi du mois).
1) Descriptif, qualités nécessaires et charge de travail des différents postes ou fonctions
- Président / Vice-président
Il anime le projet de l’association, représente l’association et assume la responsabilité de l’association.
Poste à responsabilités demandant un profil polyvalent (bonne connaissance dans plusieurs domaines) et une grande disponibilité.
- Trésorier / Trésorier adjoint
Il gère le patrimoine financier de l’association sous la responsabilité du président. Il prépare le budget annuel et évalue le budget pour chaque projet, exécute les paiements, encaisse et gère les cotisations, prépare le bilan présenté à l’assemblée générale annuelle. En outre, il est en charge du suivi des demandes de subventions.
Poste exigeant une grande rigueur, une aisance pour manier et interpréter les chiffres. Demande d’être pragmatique, réaliste, réactif et prévoyant. Un suivi régulier est indispensable. Maitrise des outils informatiques.
- Secrétaire / Secrétaire adjoint
Le secrétaire tient la correspondance de l’association. Il établit les procès-verbaux des réunions, tient le registre réglementaire
A l’aise avec les outils bureautiques, le candidat doit être rigoureux. La charge de travail est régulière et demande une connaissance des règles de gestion associative
- Réglementation / Assurances
Le chargé « Réglementation / Assurance » assure une veille réglementaire (évolution des lois, des règlements, directives…), en analyse l’impact sur le fonctionnement associatif et en informe le conseil d’administration. Il veille au respect des décisions prises par le conseil d’administration et est l’interlocuteur de la commission de contrôle pour les aspects réglementaires. Il est l’interlocuteur de la Fédération et des adhérents pour les différentes assurances liées à l’activité de l’association.
Nécessite de la curiosité, une aisance de lecture des lois, règlements, décrets, contrats et une capacité d’adaptation pour une mise en œuvre adaptée à notre activité. Cette fonction ne représente pas de charge de travail importante, mais implique une veille régulière des évolutions réglementaires.
- Base de données cartographiques
Le chargé « Base de données cartographique » tient à jour la base de données des différents parcours utilisés par le club. Il collecte, stocke et met à disposition des animateurs les traces GPX, les tableaux de synthèse. Il participe à la formation des animateurs et éventuels adhérents sur les outils de cartographie, l’utilisation des GPS et application smartphone
Nécessite une maîtrise des applications cartographiques et des GPS. Demande de la rigueur. La charge de travail est répartie régulièrement sur toute la saison.
- Immatriculation tourisme
Le correspondant « Immatriculation tourisme » est l’interlocuteur du Comité départemental pour tous les séjours découverte. En interne, il accompagne les animateurs dans la formalisation du projet, vérifie la conformité des notices, déclare les séjours à la Fédération. Il peut recueillir les inscriptions des participants. Il inscrit les participants sur le site dédié de la Fédération.
Nécessite une connaissance des logiciels de bureautique classiques. La charge de travail peut s’avérer ponctuellement importante notamment pour les séjours organisés en bus ou quand plusieurs sorties sont planifiées simultanément, mais l’existence de plusieurs correspondants au sein de l’association permet de répartir la charge.
- Site internet, messagerie
Le chargé « Site internet, messagerie », met à jour le site internet en actualisant les informations (programme rando, blog…) et en s’assurant de l’attractivité de cet outil, principale vitrine de l’activité du club. Il est également l’administrateur de la messagerie utilisée pour la diffusion des newsletters, et de l’exploitation des messages reçus (réponse ou transfert au bon interlocuteur).
Nécessite de solides connaissances dans l’utilisation des outils de conception de site Web. La charge de travail est non négligeable et permanente.
- Adhésions
Le chargé « Adhésions » est le correspondant de la Fédération pour l’affiliation du club et les commandes de licences. Il recueille et contrôle les dossiers de demandes d’adhésion, met à jour la base de données du club et l’outil de gestion fédérale. Il diffuse les informations strictement nécessaires (liste de personnes à prévenir, données statistiques, etc.).
Nécessite une connaissance des logiciels de bureautique classiques et demande une grande rigueur. La charge est majoritairement concentrée sur la période août-novembre
- Protection des données personnelles
Le chargé de la « Protection des données personnelles » s’assure de la conformité du fonctionnement du club avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) . Il tient à jour le registre et s’assure du respect des procédures décrites.
Nécessite de la curiosité, une aisance de lecture des règlements, et une capacité d’adaptation pour une mise en œuvre adaptée à notre activité. Cette fonction ne représente pas de charge de travail importante, mais une veille régulière des évolutions réglementaires.
- Équipements de sécurité montagne
Le chargé « Equipements de sécurité montagne » assure la gestion (acquisition, stockage, suivi, entretien, contrôle, rebut) des équipements de protection individuelle mis à disposition des participants aux sorties montagne conformément à la directive européenne 89/689/CE et au décret n° 2004-249 du 19 mars 2004.
Cette fonction est confiée dans la mesure du possible à un animateur qualifié « montagne ».
- Formation
Le chargé « formation » se tient informé des évolutions des cursus de formation proposés par la Fédération (animateurs et gouvernance). Il s’assure que tous les membres du conseil d’administration et animateurs disposent d’une bonne connaissance des évolutions pour permettre à chacun de déceler de potentiels animateurs, de les accompagner dans le parcours de formation. Il s’appuie sur les animateurs de l’association pour le cas échéant mettre en place des séances de formation destinées à combler les lacunes des animateurs en cours d’acquisition de compétence.
Cette fonction, dévolue à des animateurs compétents, motivés et pédagogues, représente une charge de travail variable en fonction des candidats aux fonctions d’animateurs.
- Animation festivités
Le chargé « Animation festivités » est responsable de l’organisation des différentes manifestations festives liées à la vie du club contribuant ainsi à la cohésion des adhérents et aux bonnes relations avec les différents interlocuteurs extérieurs (ASCPA Omnisports, Fédération française de randonnée pédestre et ses différents comités, collectivités territoriales, milieu associatif local….).
Cette fonction nécessite une grande aisance relationnelle, une bonne éloquence, et un sens de l’organisation. Etre déjà reconnu des différents interlocuteurs est un atout.
- Commission de contrôle
Elle est chargée de vérifier le bon fonctionnement de l’ASCPA Rando.
Nécessite de la curiosité, de la rigueur, mais aussi du pragmatisme. Une connaissance de gestion financière des associations est nécessaire. La charge de travail est ponctuelle.
Pour aider à l’acquisition des compétences nécessaires à ces différentes fonctions, le Comité départemental de la Fédération de randonnée pédestre propose des :
- Journées d’information : « Préparer son assemblée générale »,
- Journées d’information : « Écrire son projet associatif »,
- Journées d’information : « Facebook »,
- Journées d’information : « Responsabilité sécurité assurances loi 1901 »,
- Journées d’information : « Immatriculation tourisme »,
- Journées d’information : « Système de gestion de la vie fédérale »,
- Journées d’information : « Trésorerie ».
D’autres formations sont également proposées par le Comité départemental olympique et sportif de Gironde, par le Conseil départemental de Gironde, ou des entités associatives comme la Fonda Sud-Ouest en partenariat avec les services de certaines municipalités
2) Conditions statutaires d’éligibilité (élection du 23/02/2024)
- Adhérent depuis la saison « 2022-2023 » ou avant,
- A jour de cotisation,
- Pour les personnes de nationalité française, ne pas être condamnées à une peine qui fait obstacle à leur inscription sur une liste électorale,
- Accepter formellement que les données personnelles nécessaires au contrôle d’honorabilité soient communiquées par la fédération aux services de l’État pour consultation par ces derniers du casier judiciaire (bulletin n° 2) et du FIJAIS (fichier judiciaire automatisé des auteurs d’infractions sexuelles ou violentes),
- Pour les personnes de nationalité étrangère, ne pas être condamnées à une peine qui lorsqu’elle est prononcée contre un citoyen français, fait obstacle à son inscription sur une liste électorale,
- Ne pas être condamné à une sanction d’inéligibilité à temps pour manquement grave.